I Pengenalan menejemen proyek
1. Latar belakang, sejarah dan motivasi
Tidak ditemukan sumber yang pasti mengenai bagaimana yang sebenarnya. Namun, bukti terhadap diimplementasikannya ilmu manajemen proyek sudah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya piramid raksasa di kota Mesir
Piramida yang secara umum merupakan sebuah bangunan yang berfungsi sebagai makam raja-raja dan juga sebagai sarana tempat peribadaha, merupakan bukti bisu yang paling menakjubkan dari penerapan ilmu manajemen proyek di masa lalu. Pembangunan piramid yang tidak dilakukan sembarangan membuktikan bahwa desain dari setiap sudut bangunan diperhitungkan dengan sangat teliti. Hampir setiap piramid dibangun dengan memperhitungkan jarak piramid dengan matahari, karena matahari merupakan elemen terpenting bagi kehidupan masyarakat kuno. Pembangunan piramid ini tidak mungkin dapat terlaksana jika tidak ada orang yang melakukan perencanaan, pengorganisasian dan menggerakkan para pekerja serta melakukan pengontrolan dalam pembangunannya.
Sebagai salah satu disiplin ilmu, manajemen proyek merupakan disiplin ilmu yang telah dikembangkan dari beberapa bidang aplikasi seperti konstruksi sipil, teknik dan aktivitas pertahanan berat. Dua tokoh yang dikenal sebagai nenek moyang dalam perkembangan ilmu manajemen proyek adalah Henry Gantt, yang memperkenalkan penggunaan Gantt Chart dalam melakukan perencanaan dan pengontrolan aktifitas proyek, serta Henry Fayol dengan teori “5 fungsi manajemen” yang merupakan pengetahuan dasar terkait manajemen proyek ataupun manajemen program. Karya kedua tokoh tersebut disebut-sebut sebagai cikal bakal yang digunakan dalam manajemen proyek modern.
Pada tahun 1950-an, manajemen proyek mulai memasuki era modernisasi. Pada tahun tersebut, beberapa bidang teknik mulai bekerjasama dalam suatu tim. Isu-isu dalam manajemen proyek seperti estimasi, biaya, pengendalian perubahan, penjadwalan, pengelolaan dan pengarahan sumber daya, negosiasi kontrak dan sebagainya, mulai dilakukan oleh arsitek proyek. Namun, Sebelum tahun 1950-an, proyek dikelola secara ad hoc dimana Gantt Chart dan teknik-teknik informal digunakan sebagai dasar dalam melakukan manajemen proyek.
Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu.atau merupakan usaha maupun pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah produk, servis atau hasil yang unik. Proyek ini berakhir jika tujuan proyek telah dicapai atau proyek telah selesai.
Proyek dapat berukuran besar atau kecil sehingga waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek bisa singkat atau lama.
Contohnya : Menggantikan 10 buah laptop dengan seorang teknisi pada sebuah departemen kecil.
Sekarang ini banyak organisasi yang berminat dalam Manajemen Proyek. Hardware, software, jaringan, dan pemanfaatan ilmu pengetahuan dan kerja tim yang global telah berubah secara drastis terhadap lingkungan kerja. Lebih dari 16 juta penduduk menganggap manajemen proyek sebagai profesi mereka.
Manajemen Proyek itu sendiri memiliki beberapa keuntungan, seperti :
• Kontrol yang baik di bidang keuangan, fisik, dan sumber daya manusia
• Meningkatkan relasi dengan kostumer
• Waktu pengembangan yang lebih singkat
• Biaya yang relatif rendah
• Kualitasnya lebih tinggi dan dapat dipercaya
• Keuntungan akan menjadi lebih besar
• Meningkatkan produktifitas
• Koordinasi yang lebih baik
• Moral pekerjanya akan menjadi lebih baik
Manajemen Proyek juga memiliki beberapa atribut, yaitu :
• Mempunyai tujuan yang unik.
• Proyek bersifat sementara
• Dibangun berdasarkan progressive elaboration
• Membutuhkan sumber daya dari berbagai area, sering kali dari berbagai sumber
• Mempunyai pelanggan utama ataupun sponsor proyek
• Bersifat uncertainty ( ketidakpastian )
Dalam menyelesaikan suatu Proyek kadang kala kita juga akan mengalami kegagalan dikarenakan masih adanya beberapa kendala.
Adapun kendala dalam manajemen proyek tersebut adalah :
1. Ruang Lingkup Proyek ( Scope goals )
Mendefinisikan apa yang termasuk dalam pekerjaan proyek, produk atau servis atau hasil yang diinginkan sponsor proyek.
2. Waktu ( Time goals )
Mendefinisikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
3. Biaya ( Cost goals )
Mendefinisikan dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
Selain itu dalam menyelesaikan suatu proyek kita juga harus melibatkan orang - orang yang dapat mempengaruhi aktivitas atau hasil proyek yang disebut dengan Stakeholders.
Kebutuhan dan keinginan stakeholders pada suatu proyek akan beraneka ragam.
Yang termasuk kedalam stakeholders adalah :
• Sponsor proyek
• Manajer proyek
• Tim proyek
• Staf pendukung
• Pengguna hasil proyek
• Supplier
• Musuh proyek ( orang yang merasa dirugikan dengan adanya proyek yang berlangsung) atau saingan.
Manajemen Proyek memiliki 9 Knowledge Area. Knowledge Area merupakan kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek.
Adapun 9 Proyek Manajemen Knowledge Area tersebut telah terbagi menjadi:
1. 4 Kemampuan utama yang mengacu kepada spesifik project objective
o Project scope management kompetensi untuk mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik.
o Project time management kompetensi untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek.
o Project cost management kompetensi untuk persiapan dan pengelolaan budget proyek.
o Project quality management kompetensi untuk menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya.
2. 4 Fasilitas kemampuan yang dibuat agar project objective dapat dicapai
o Project human resources management kompetensi yang berkaitan dengan efektivitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek.
o Project communication management, kompetensi untuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan informasi proyek
o Project risk management, kompetensi untuk menidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko - resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan.
o Project procurement management, kompetensi untuk memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun dari luar organisasi.
3. 1 Kemampuan yang sangat berpengaruh bagi semua bidang pengetahuan
o Project integration merupakan knowledge area yang ke-9. Management kompetensi untuk mengintegrasikan berbagai elemen dari manajemen proyek.
Selain itu masih ada Project Management Tools & Technique yaitu alat yang digunakan untuk menilai manajer proyek dan timnya dalam melaksanakan proyek berkaitan dengan 9 knowledge area.
Alasan peningkatan proyek yang sukses sangat bervariasi. Biaya rata – rata proyek yang dikeluarkan lebih hemat dari setengah total biaya proyek. Dengan memanfaatkan tool yang tepat serta kemampuan yang dimiliki project managers akan menciptakan proses manajemen yang lebih baik. Kenyataannya keberadaan suatu proses merupakan hal yang penting dalam keberhasilan proyek itu sendiri.
Terdapat beberapa cara untuk menetapkan keberhasilan proyek, yaitu :
• Proyek memenuhi scope goals, time goals, and cost goals.
• Proyek memuaskan pelanggan ataupun sponsor.
• Hasil akhir proyek memenuhi tujuan utamanya, seperti membuat atau menghemat sejumlah uang tertentu, menyediakan ROI yang bagus, atau sekedar memenuhi keinginan sponsor.
Faktor – faktor lainnya yang dapat mendukung keberhasilan proyek adalah :
• Dukungan eksekutif.
• Keterlibatan user.
• Pengalaman manajer proyek.
• Tujuan bisnis yang jelas.
• Scope yang kecil.
• Perangkat lunak standar.
• Firm basic requirements.
• Metodologi formal.
• Estimasi yang terandalkan.
• Kriteria lainnya, seperti milestones, perencanaan yang tepat, staf yang kompeten dan rasa kepemilikan.
Perananan manager proyek dalam manajemen proyek adalah :
• Mediator antara proyek dan stakeholders.
• Bertanggung jawab akan kesuksesan proyek sejak perencanaan, pelaksanaan proyek hingga penutupan atau penyelesaian proyek.
Banyak produk software yang berbeda yang membantu pelaksanaan manajemen proyek.
Dan terdapat 3 kategori tool manajemen proyek, yaitu :
• Low-end tools : menangani proyek berukuran kecil, dengan biaya dibawah $200 per user
• Midrange tools : menangani multiple projects and users, dengan biaya $200-600 per user.
• High-end tools : disebut juga enterprise project management software, biasanya berlisensi per user
Proyek dapat berukuran besar atau kecil sehingga waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek bisa singkat atau lama.
Contohnya : Menggantikan 10 buah laptop dengan seorang teknisi pada sebuah departemen kecil.
Sekarang ini banyak organisasi yang berminat dalam Manajemen Proyek. Hardware, software, jaringan, dan pemanfaatan ilmu pengetahuan dan kerja tim yang global telah berubah secara drastis terhadap lingkungan kerja. Lebih dari 16 juta penduduk menganggap manajemen proyek sebagai profesi mereka.
Manajemen Proyek itu sendiri memiliki beberapa keuntungan, seperti :
• Kontrol yang baik di bidang keuangan, fisik, dan sumber daya manusia
• Meningkatkan relasi dengan kostumer
• Waktu pengembangan yang lebih singkat
• Biaya yang relatif rendah
• Kualitasnya lebih tinggi dan dapat dipercaya
• Keuntungan akan menjadi lebih besar
• Meningkatkan produktifitas
• Koordinasi yang lebih baik
• Moral pekerjanya akan menjadi lebih baik
Manajemen Proyek juga memiliki beberapa atribut, yaitu :
• Mempunyai tujuan yang unik.
• Proyek bersifat sementara
• Dibangun berdasarkan progressive elaboration
• Membutuhkan sumber daya dari berbagai area, sering kali dari berbagai sumber
• Mempunyai pelanggan utama ataupun sponsor proyek
• Bersifat uncertainty ( ketidakpastian )
Dalam menyelesaikan suatu Proyek kadang kala kita juga akan mengalami kegagalan dikarenakan masih adanya beberapa kendala.
Adapun kendala dalam manajemen proyek tersebut adalah :
1. Ruang Lingkup Proyek ( Scope goals )
Mendefinisikan apa yang termasuk dalam pekerjaan proyek, produk atau servis atau hasil yang diinginkan sponsor proyek.
2. Waktu ( Time goals )
Mendefinisikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
3. Biaya ( Cost goals )
Mendefinisikan dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
Selain itu dalam menyelesaikan suatu proyek kita juga harus melibatkan orang - orang yang dapat mempengaruhi aktivitas atau hasil proyek yang disebut dengan Stakeholders.
Kebutuhan dan keinginan stakeholders pada suatu proyek akan beraneka ragam.
Yang termasuk kedalam stakeholders adalah :
• Sponsor proyek
• Manajer proyek
• Tim proyek
• Staf pendukung
• Pengguna hasil proyek
• Supplier
• Musuh proyek ( orang yang merasa dirugikan dengan adanya proyek yang berlangsung) atau saingan.
Manajemen Proyek memiliki 9 Knowledge Area. Knowledge Area merupakan kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek.
Adapun 9 Proyek Manajemen Knowledge Area tersebut telah terbagi menjadi:
1. 4 Kemampuan utama yang mengacu kepada spesifik project objective
o Project scope management kompetensi untuk mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik.
o Project time management kompetensi untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek.
o Project cost management kompetensi untuk persiapan dan pengelolaan budget proyek.
o Project quality management kompetensi untuk menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya.
2. 4 Fasilitas kemampuan yang dibuat agar project objective dapat dicapai
o Project human resources management kompetensi yang berkaitan dengan efektivitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek.
o Project communication management, kompetensi untuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan informasi proyek
o Project risk management, kompetensi untuk menidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko - resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan.
o Project procurement management, kompetensi untuk memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun dari luar organisasi.
3. 1 Kemampuan yang sangat berpengaruh bagi semua bidang pengetahuan
o Project integration merupakan knowledge area yang ke-9. Management kompetensi untuk mengintegrasikan berbagai elemen dari manajemen proyek.
Selain itu masih ada Project Management Tools & Technique yaitu alat yang digunakan untuk menilai manajer proyek dan timnya dalam melaksanakan proyek berkaitan dengan 9 knowledge area.
Alasan peningkatan proyek yang sukses sangat bervariasi. Biaya rata – rata proyek yang dikeluarkan lebih hemat dari setengah total biaya proyek. Dengan memanfaatkan tool yang tepat serta kemampuan yang dimiliki project managers akan menciptakan proses manajemen yang lebih baik. Kenyataannya keberadaan suatu proses merupakan hal yang penting dalam keberhasilan proyek itu sendiri.
Terdapat beberapa cara untuk menetapkan keberhasilan proyek, yaitu :
• Proyek memenuhi scope goals, time goals, and cost goals.
• Proyek memuaskan pelanggan ataupun sponsor.
• Hasil akhir proyek memenuhi tujuan utamanya, seperti membuat atau menghemat sejumlah uang tertentu, menyediakan ROI yang bagus, atau sekedar memenuhi keinginan sponsor.
Faktor – faktor lainnya yang dapat mendukung keberhasilan proyek adalah :
• Dukungan eksekutif.
• Keterlibatan user.
• Pengalaman manajer proyek.
• Tujuan bisnis yang jelas.
• Scope yang kecil.
• Perangkat lunak standar.
• Firm basic requirements.
• Metodologi formal.
• Estimasi yang terandalkan.
• Kriteria lainnya, seperti milestones, perencanaan yang tepat, staf yang kompeten dan rasa kepemilikan.
Perananan manager proyek dalam manajemen proyek adalah :
• Mediator antara proyek dan stakeholders.
• Bertanggung jawab akan kesuksesan proyek sejak perencanaan, pelaksanaan proyek hingga penutupan atau penyelesaian proyek.
Banyak produk software yang berbeda yang membantu pelaksanaan manajemen proyek.
Dan terdapat 3 kategori tool manajemen proyek, yaitu :
• Low-end tools : menangani proyek berukuran kecil, dengan biaya dibawah $200 per user
• Midrange tools : menangani multiple projects and users, dengan biaya $200-600 per user.
• High-end tools : disebut juga enterprise project management software, biasanya berlisensi per user
